تکنیک های برنامه ریزی که اگر ندانید از کنکور 1400 عقب خواهید ماند!

 چگونه برنامه ای کامل ایجاد کنیم؟

برنامه ریزی و ایجاد یک سیستم صحیح برنامه ریزی یکی از کارهای مهمی است که برای رسیدن به موفقیت لازم است اجرا شود. اگر تا پایان این مقاله آموزشی با ما همراه باشید یک سیستم برای شما خواهی ساخت که انجام به موقع مهم ترین کارهایتان را برای شما آسان تر خواهد کرد، استرستان را کاهش خواهد داد، ناامیدیتان را از بین می برد و کمک می کند در طول راه تمرکز کنید و از حواس پرتی ها جلوگیری شود.

بعضی از افراد اهمیت چندانی به برنامه ریزی نمی دهند و فکر می کنند اهمیت چندانی ندارد. همان طور که در ادامه کار را برای شما راحت تر خواهیم کرد توصیه من به شما فکر کردن خلاف این دیدگاه است.  مورد دیگری که باید در نظر بگیرید این است که برنامه ریزی شما نقش فوق العاده ضروری در پیشرفت شما خواهد داشت.

در این نوع سیستم های مدیریت و برنامه ریزی علاوه بر این که به شما کمک خواهد شد در کار یا تحصیل خود موفق شوید بلکه به مدیریت زندگی روزمره خود شما هم کمک خواهد شد.

مشاوره کنکور برق

 قدم به قدم تا ایجاد برنامه کامل

قدم ۱: وظایف فعلی را از وظایف آینده جدا کنید

در این سیستم برنامه ریزی لازم است از یک فهرست «اقدامات بعدی» و فهرست «وظایف فعلی» استفاده کنید.

برای این اقدام لازم است نخست، هر روز از یک فهرست «وظایف فعلی» برای تصمیم گیری و اختصاص زمان و انرژی تان با توجه به اولویت بندی استفاده کنید. این فهرست شامل کارهایی می شود که باید پیش از پایان روز تکمیل شوند.

دوم، از یک فهرست «وظایف آینده» برای رسیدگی به تمام کارهایی که بعدا نیازمند توجهتان خواهند بود، استفاده کنید. در طول جریان روزکاری خود از این فهرست استفاده نخواهید کرد. در عوض، در پایان روز به آن مراجعه خواهید کرد تا فهرست کارهای روز بعد را ایجاد کنید.

این قدم ساده، یعنی جدا کردن وظایف فعلی از وظایف آینده، بسیار مهم می باشد. این موضوع می تواند به معنی تفاوت در اولویت ها و انجام کارها طبق اولویت باشد.

بیشتر افراد صرفا با یک فهرست بلند بالایی که روز به روز با اضافه شدن موارد جدید بزرگتر می شود، کار می کنند. این عمل می تواند نافرجام باشد چراکه هیچ پایان مشخصی وجود ندارد. کسانی که با این روش کار میکنند هیچ وقت موفق به تکمیل برنامه هایشان نمی شوند، بنابراین همیشه حس می کنند که بدون هیچ پیشرفتی فقط دست و پا می زنند.

جدا کردن وظایف فعلی و آینده این احساس را از بین می برد. فهرست بزرگ که شامل همه ی وظایف آینده است، کنار گذاشته می شود. در طول روزی هیچ توجهی به آن نمی شود. در عوض فهرست وظایف فعلی در کانون توجه قرار می گیرد. این فهرست تنها مواردی باید آن روز تکمیل شوند را در بر میگیرد استرستان را کاهش می دهد و حس دفن شدن زیر بار مسئولیت را از بین می برد.

مشاوره رایگان کنکور برق

 قدم ۲: وظایف را با نتایج مورد علاقه تعریف کنید

 اگر می خواهید به هدف خاصی نزدیک شوید وظایف خود را با نتایج مورد علاقه تعریف کنید. به عنوان مثال، افراد کمی در اوقات فراغتشان ریاضی می خوانند. هدف این از انجام این اقدام می تواند انجام تکالیف مدرسه، آمادگی برای یک امتحان، یا تقویت مهارت باشد.

به این ترتیب می توان گفت ، افراد کمی شیروانی خانه ی خود را به قصد تفریح تمیز می کنند. نیت آنها از این کار پیشگیری از صدمه زدن آب به سقف است.

چرا باید زمان و انرژی صرف چیزهایی کنیم که مانع مان می شوند و دنبال فعالیت هایی برویم که برایمان لذت بخش تر هستند (از قبيل مهمانی رفتن و یا تماشای سریال تلویزیونی مورد علاقه مان)

این نکات را در مفاد برنامه هایتان مد نظر داشته باشید که هرچند وقت یکبار در به پایان رساندن وظایفتان یا حتی شروع کردن آنها نافرجام می مانید، آیا به این دلیل که ظاهرا اهمیت کمی برای شما داشته اند؟ احتمالش وجود دارد که وظایف به اهداف مشخصی در ذهنتان وصل نیستند.

ساده ترین راه برای به انجام رساندن فهرست کارهای روزانه اختصاص دادن یک «چرا» به هر فعالیت می باشد. مشخص کنید که چرا باید آن را به انجام برسانید. دلیل هر کدام را کنارشان بنویسید.

به عنوان مثال، فرض کنید فهرست شما موردی با عنوان «با پدر و مادرم تماس بگیرم» در خود گنجانده است. احتمالا دلیلی برای تماس با آنها دارید، حتی اگر قصد شما احوالپرسی باشد. منظور این است برای چه هدفی تماس گرفته اید. اگر دلیل کار خود را بدانید احتمال بیشتری دارد که آن را به سرانجام برسانید.

 قدم ۳: پروژه ها را به وظایف جداگانه تجزیه کنید

 احتمالا این لطیفه را شنیده باشید: چگونه یک فیل را می خورید؟ لقمه به لقمه.

این یک مفهوم مهم مرتبط با مدیریت وظیفه را نشان می دهد. تنها راه تکمیل هر پروژهای ابتدا تجزیه ی آن به بخش های تشکیل دهنده اش می باشد. یک پروژه با کار روی وظایف جداگانه اش که جهت تکمیل آن ضروری هستند، پیش می رود.

شما این حقیقت را به طور ناخودآگاه می دانید. اما آیا در برنامه های روزانه ی خود آن را به کار می برید؟

هنگامی که با یک پروژه ی بزرگ روبه رو می شویم، یافتن نقطه شروع دشوار است. در نتیجه، احتمالا بیشتر حواسمان به چیزهای دیگر پرت شود. هر حواس پرتی به تلاش نافرجام برای چیزی که مسیر و حرکتی در آن نداریم ترجیح داده میشود.

دلیل ناتمام ماندن خیلی از موارد برنامه ریزی شده در پایان روز همین موضوع می باشد. آنها در واقع پروژه اند. بیش از اندازه بزرگ هستند و می توانند ما را سردرگم کنند، که در نتیجه منجر به پشت گوش انداختن ما می شوند و نهایتا آنها را به روز بعد موکول می کنیم، که باز هم باعث آزار ما خواهد شد. اگر جهت تجزیه ی پروژه ها به بخش های کوچکتر و کنترل پذیرتر وقت صرف نکنیم، این فرایند نابودگر انگیزه، احتمالا هر روز تکرار می شود.

بیایید به یک مثال نگاه کنیم.

فرض کنید یکی از کارهای موجود در فهرست اصلیتان «تمیز کردن خانه» می باشد. این پروژه ای هست که می تواند ساعت ها زمان ببرد. فهرست کردن آن به عنوان یک مورد واحد، گیج کننده است. پیدا کردن نقطه ی شروع دشوار می باشد.

پس بیایید پروژه را به وظایف کوچکتری تجزیه کنیم، که هر کدامن مستلزم توجه می باشند و می توانند در زمان کمتری تکمیل شوند ابتدایی مثلا اینگونه می باشد.

شستن ظرفها و تمیز کردن پیشخوان های آشپزخانه و تمیز کردن سرویس بهداشتی طبقه ی پایین و تمیز کردن سرویس های بهداشتی طبقه ی بالا جارو کشیدن، گردگیری مبلمان توجه داشته باشید که هر کدام از موارد فوق قابل اجرا هستند، و مهم تر، هرکدام مستقل از مابقی می باشند. شما نیازی به رسیدگی به آنها با ترتیب خاصی ندارید.

این به شما در نحوه ی تنظیم زمان تان برای تکمیل وظایف انعطاف پذیری می دهد.

به جای کنار گذاشتن چهار ساعت جهت تمیز کردن خانه»، می توانید ۱۰دقیقه برای شستن ظرفها، ۱۵دقیقه برای گردگیری کف آشپزخانه، و ۳۰ دقیقه برای تمیز کردن سرویس بهداشتی طبقه ی پایین کنار بگذارید.

تجزیه پروژه ها به وظایف کوچکتر آنها را به نظر قابل اجراتر می کند. همچنین به شما اجازه می دهد وقت و توجه محدودتان را با توجه به اولویت و ارزش کارها روی آنها متمرکز کنید. به عنوان نمونه، شستن ظرفها شاید اولویت بالایی باشد که مستلزم توجه فوری شما است. در حالی که، جارو کشیدن زمین می تواند بدون هیچ عواقبی تا فردا به تعویق بیافتد.

ایجاد تمایز حائز اهمیت می باشد. مطمئن شوید که برنامه هایتان به کارهای قابل اجرا محدود می شوند، نه پروژه ها اگر موردی بیشتر از یک اقدام نیاز دارد آن مورد یک پروژه هست که بهتر است تجزیه شود. با تجزیه ی آنها، تمرکز بهبود می یابد و از سریع تر به انجام رسیدن کارهایتان لذت خواهید برد.

مشاوره کنکور ارشد برق

 قدم ۴: برای هر وظیفه یک سررسید تعیین کنید

 در مراحل قبل، اهمیت سررسیدها را متوجه شدید. آنها به ما کمک می کنند در سازماندهی تقویممان کمک کند، ما را به انجام کارها تشویق می کنند. همچنین مطالعات نشان داده که کارکرد ما را هم تقویت می کنند.

در نهایت، سررسیدها بهره وری و بازدهی ما را افزایش می دهند، و وادارمان می کنند تا کارهای مهم را به انجام برسانیم.

هر وظیفه ی داخل فهرست کارهای اصلیتان باید سررسیدی مربوط با خود داشته باشد. تاریخ مقرر شده لزومی ندارد که خیلی سفت و سخت باشد. می تواند با تغییر اولویت و فوریت وظیفه ی مرتبط با خود تغییر کند.

همچنین تاریخ های مقرر شده نباید خیلی دقیق باشند. ممکن است فهرست وظایف شما شامل کارهایی جهت انجام باشد که باید در نقطه ای به آنها رسیدگی شود، اما فعلا می توانند کنار گذاشته شوند. اگر وظیفه ای چندین ماه فرصت تحویل داشته باشد، شاید سررسید «اواسط آگوست» به جای «۱۴ آگوست» کافی باشد.

با اضافه کردن سررسید به فهرست کارهای اصلیتان، گزینش وظایف برای اضافه کردن به فهرست کارهای روزانه ی خود آسان تر می شود. با یک نگاه می توانید بگویید کدام موارد را باید فردا انجام داده و کدام یک از آنها می توانند به تاریخ دیگری موکول شوند.

نکته مورد قابل توجه این است که صرفا تعیین یک سررسید برای هر مورد کافی نمی باشد. شیوه ای که اینکار را انجام می دهید هم به همان اندازه مهم است. این موضوع در روحيه، انگیزه، و توانایی تمرکز شما تأثیرگذار خواهد بود. استراتژیتان در تنظیم سررسیدها مؤثر بودن آنها را مشخص خواهد کرد.

چند نکته در باب این موضوع ...

نخست، مطمئن شوید همه ی سررسیدها واقع بینانه هستند. تعیین یک موعد مقرر شده غیر ممکن برای وظیفه وظیفه، مناسب نیست. انجام چنین کاری موجب استرس، ناامیدی، و دلسردی شما می شود.

دوم، برای هر موعد مقرر شده ای یک دلیل داشته باشید. به عنوان مثال فرض کنیم تعطیلات تابستانی می باشد و فرزندتان باید به معاینه ی دندانپزشکی بروید. احتمالا بخواهید برای ۳۱ گوست وقت دندانپزشکی بگیرید تا مطمئن شوید که قبل از اینکه فرزندتان به مدرسه بازگردد اینکار به انجام رسیده باشد. دلیلی برای عمل خود دارید. دلیل، سررسید را واقعی می کند.

زمانی که یک سررسید بی هیچ دلیلی تنظیم شده باشد. یعنی موعد مقرر شده خودسرانه انتخاب شده است عزم و اراده ی کمتری برای اقدام کردن وجود دارد. دلیل سررسید را واقعی می کند.

 قدم ۵: تعداد وظایف فعلی را به 7 عدد محدود کنید

 یکی از رایج ترین مشکلات برنامه ها طولانی بودنشان می باشد. آنها همیشه با چند کار شروع شده و سپس به بیش از ده ها وظیفه افزایش پیدا می کنند.

تعجبی ندارد که افراد فراوانی در انجام برنامه هایشان ناتوان هستند. انجام چنین برنامه هایی عملا غیرممکن است!

در طرف مقابل، این شرایط قابل درک می باشد. در طول هر روز، وظایف جدیدی ایجاد شده و کارهای تازه ای از آنها متولد می شوند.

اما بدین معنی نیست که شما باید آنها را به فهرست کارهای روزانه ی خود اضافه کنید. در حقیقت، چنین کاری منجر به شکست شما خواهد شد.

شدیدا، پیشنهاد میکنم تعداد کارهای موجود در برنامه ی خود را به هفت عدد محدود کنید. این عدد قابل کنترلی است. با فرض اینکه هیچ وظیفه ای ساعتها جهت تکمیل وقت نگیرد و کارهای زیر 15 دقیقه را در لیست خود قرار ندهید.

 قدم ۶: وظایف را طبق کاری که قرار است انجام دهید، بر حسب نوع یا موقعیت سازماندهی کنید

 بسیار واضح است که با فهرست کارهای اصلی همانند یک جایگاه (تخلیه ی مغزی) در حال گسترش رفتار می شود. همانطور که به کارهای جدیدی فکر می کنید آن ها را به انتهای فهرست خود اضافه می کنید. مشکل اینجاست که اگر آن را به همان وضعیت رها کنید، نهایتا تبدیل به فاجعه میشوند.

حتی اگر به هر مورد یک سررسید بدهید و انواع گوناگون مفاد مهیا کنید، با گذر زمان فهرستتان بسیار شلوغ می شود. متوجه می شوید که کنترل کارهایتان سختتر و سخت تر می شوند. موارد زیادی سرانجام از قلم خواهند افتاد.

تصور کنید ۲۰صفحه از کارهای برنامه ریزی شده را مرور می کنید. فهرست اصلی خود من هم قبل از یادگیری نحوه ی ایجاد فهرست های مؤثر خیلی طولانی تر بود.

اکنون کارها را بر پایه ی مفاد گوناگونی سازماندهی می کنم: طبق پروژه، نوع، و موقعیت. مطابق با آن، چندین فهرست را نگهداری می کنم. (توجه کنید که این فهرست ها از فهرست کارهای روزانه ام جدا و متمایز هستند.)

به همین دلایل، همه ی وظایف فهرست کارهای اصلیتان را با استفاده از این سه چارچوب دسته بندی کنید:

1.پروژه یا مطالعه

2. نوع

3. موقعیت

 پیشنهاد میکنم فهرست های جداگانه ای برای هر پروژه، هر نوع از وظیفه، وهر موقعیت ایجاد کنید. برای مثال، پروژه های زیر فهرست های مخصوص به خود را نیاز دارند:

• نوشتن یک کتاب
• بازسازی آشپزخانه
• خرید یک ماشین
• خرید یک ماشین

انواع گوناگون وظایف زیر هم فهرستهای مخصوص به خود را نیاز دارند:

• کار تحلیلی
• کار ابتکاری
• کار بی دغدغه

به همین شکل، موقعیت های زیر هم فهرست های مخصوص به خود را نیاز دارند

• در اداره
• در خانه
• در مسیر

دسته بندی کارها طبق پروژه، نوع، و موقعیت شما را سازمان یافته نگه میدارد.

همچنین به شما کمک می کند تا وظایفی را برای فهرست روزانه ی خود انتخاب کنید که مکمل شرایطتان هستند.

اگر برنامه هایتان را روی کاغذ می نویسید، اختصاص چند چارچوب به کارها میتواند مشکل باشد. یک راه حل مشخص کردن آن با رنگهای متفاوت است.

منابع کنکور ارشد برق

 قدم ۷: فهرستتان را از وظایف غیرضروری هرس کنید

 یکی از مهمترین کارهایی که قادر به انجام هستید، پاکیزه نگه داشتن فهرست اصلیتان می باشد. باید مرتبا فهرستتان را از کارهایی که دیگر در دستیابی به اهدافتان ضرورت یا تأثیری ندارند هرس کنید. در غیر اینصورت، همانطور که هر روز موارد جدیدی به آن اضافه میکنید فورا از کنترل خارج می شود.

 هرس کردن فهرستتان کمک میکند آن را تحت کنترل داشته باشید. قادر خواهید بود که راحت تر پروژه های مهم و کارهای مربوط به آنها را شناسایی کنید. زمانی که موارد نامربوط از برنامه ی شما حذف می شوند، یا خط می خورند، مدیریت وظیفه ساده تر می شود.

همچنین هرس کردن بازدهی شما را هم افزایش می دهد. فهرست اصلی شما را به وظایفی که مهمترین کار شما را پیش می برند محدود می کند. در نتیجه، وقت و توجه با ارزشتان را روی فعالیت های غیرضروری هدر نمی دهید. چه نوع وظایفی کاندیدای حذف شدن هستند؟ به دنبال این چهار مورد بگردید

۱)خواسته ها

 ۲) کارهای مبهم

۳) کارهای ناچیز

۴) تصمیمات

 خواسته ها کمتر ضرورت دارند تا کارهای عملی .

کارهای مبهم آنهایی هستند که از کمبود مفاد یا چارچوب رنج می برند. اگر کاری در فهرست اصلیتان مبهم می باشد، ارزش آن را زیر سایه ی اهدافتان مجددا ارزیابی کنید. شاید کاندیدای خوبی برای حذف شدن باشد.

کارهای ناچیز بدون هیچ پیامدی قادر به حذف شدن هستند. کارهای ناچیز موارد تصادفی ای می باشند که همان لحظه که به ذهنتان رسید، یادداشت شدند، و بی درنگ هم از یاد می روند. فهرست اصلی شما آنها را جمع آوری می کند.

تصميمات عهد و پیمان هستند. آنها با کارهای برنامه ریزی شدهی عادی فرق می کنند چرا که معمولا نیاز به تغییری در عادت دارند. مثلا، ممکن است به خود قول دهید که «ورزش کنید»، «وزنتان را کم کنید»، یا «اسپانیایی یاد بگیرید». البته نه داشتن چنین هدفهایی خوب می باشد، اما آنها را با کارهای عملی اشتباه نگیرید.

 قدم ۸: مقدار زمان مورد نیاز هر وظیفه را برآورد کنید

 باید بدانید هر مورد برنامه ریزی شده در فهرست اصلیتان چقدر از شما وقت خواهد گرفت. این اطلاعات به شما اجازه می دهد بر اساس مقدار زمان موجودتان برای انجام آنها، کارها را برای فهرست روزانه ی خود انتخاب کنید. اگر زمان تخمینی تکمیل هر مورد را بدانید می توانید برنامه های واقع بینانه ایجاد کرده و همچنین از سر و کله زدن با وظایفی که باید روز بعد هم ادامه پیدا کنند، اجتناب کنید.

بیشتر افراد به برداشتن این قدم مهم بی توجهی می کنند. متأسفانه، انجام ندادن اینکار یکی از مخرب ترین چشم پوشی هایی است که انجام می دهند. این موضوع می تواند فرق بین به پایان رساندن برنامه هایشان با احساس ناامیدی و سردرگمی در انتهای روز باشد.

به جهت محاسبه ی زمان تخمینی تکمیل یک وظیفه، باید پیش نیازهای انجام آن وظیفه را بدانید. این شامل ابزارها، اطلاعات و داده های مورد نیاز از دیگران می باشد.

به عنوان نمونه، فرض کنید یکی از کارهای فهرستتان «اتمام گزارش حسابها برای رئیس» می باشد. جهت به پایان رساندن گزارش، ممکن است به داده هایی از دپارتمان فروش شرکتتان نیاز داشته باشید.

همچنین ممکن است نیاز به رجوع به گزارشهای حسابهای مالی و جریان نقدی هفته ی گذشته داشته باشید. جمع آوری اطلاعات و منابع موردنیاز چقدر طول خواهد کشید؟ این پیش نیازها باید در هنگام برآورد زمان تکمیل وظایف در نظر گرفته شوند.

فهرست اصلی خود را مرور کرده و به هر مورد یک زمان تخمینی اختصاص دهید. چه انجام کار ۱۵دقیقه یا ۳ساعت طول می کشد، زمان برآورد شده را کنار آن بنویسید.

در مقابل خودفریبی در برآورد مقاومت کنید. ما تمایل داریم نسبت به توانایی هایمان در به انجام رساندن کارها بیش از حد خوش بین باشیم زمان را دست کم میگیریم. نسبت به این میل اشتباه هوشیار باشید.

بر اساس منابعی که احتیاج خواهید داشت (شامل داده ها از چالش هایی که احتمالا در میانه راه مواجه میشوید برآورد واقع بینانه ای داشته باشید.

اگر با آن کار آشنا هستید، در اینصورت میدانید چه منابعی نیاز دارید تکمیل آن طول خواهد کشید. قادر خواهید بود برآوردهای منطقی و درست انجام دهید. اگر با آن کار آشنا نیستید، با کسی که آن را در گذشته انجام داده صحبت کنید از آن فرد بپرسید معمولا چقدر زمان او را می گیرد.

همانطور که به موارد برنامه ریزی شده ی خود در فهرست اصلی، زمان های تکمیل اختصاص می دهید، با معمای جالبی مواجه خواهید شد. در بالا گفتم ما تمایل داریم مقدار زمان مورد نیازمان جهت تکمیل کارها را دست کم بگیریم. می خواهیم بیش از حد خوش بین باشیم. علی رغم آن، همچنین مایلیم به خودمان زمان زیادی جهت به انجام رساندن کارها بدهیم.

مثلا، هرس کردن چمن. فرض کنید زمان تکمیل واقع بینانه ۴۵ دقیقه است. خوش بینانه، ما خودمان را قانع می کنیم که این کار را می توانیم در کمتر از ۳۰ دقيقة | به پایان برسانیم. با این حال، چون هیچ فوریتی پشت آن قرار ندارد، ما به خودمان یک ساعت و نیم زمان می دهیم.

این راحت طلبی خطرناک می باشد چرا که بازدهی مان را تضعیف می کند مجددا قانون پارکینسون را به خاطر بیاورید: <<کار به اندازه ی زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش طول می کشد.» اگرچه واقعا می توانید چمن ها را در ۴۵ دقیقه هرس کنید اگر به خود اجازه دهید، این کار یک ساعت و نیم برای شما زمان خواهد برد.>>

همانطور که زمان های تخمینی به کارهای برنامه ریزی شده خود اختصاص می دهید، قانون پارکینسون را در ذهن داشته باشید. این به شما کمک خواهد کرد مقدار زمانی که جهت تکمیل وظایف نیاز دارید را به شدت کاهش دهید. در نتیجه، کارهای بیشتری به انجام می رسانید و از اوقات فراغت بیشتری برای دنبال کردن سایر علایقتان لذت می برید.

 قدم ۹: هر وظیفه را با یک فعل معلوم مشخص کنید

 گاهی مواقع تنها چیزی که برای انجام کار نیاز دارید  کلمه مناسب می باشد. افعال قدرت آن را دارند. آن

ها را در مقابل کارهای برنامه ریزی شده ی خود قرار دهید و تمایل بیشتری جهت به انجام رساندن کارها پیدا کنید.

هنگامی که کار برنامه ریزی شده ای را با یک فعل می آمیزید، جان می گیرد و از صرف چند کلمه در فهرست کارهایتان به یک وظیفه ی قابل اجرا تبدیل می شود. فعل چیزی را در مغز به جریان می اندازد که منجر می شود مغز جهت تمرکز روی تکمیل مورد مذکور برانگیخته شود.

بیایید به چند مثال نگاهی بیاندازیم. موارد زیر «کارهایی» (کمی بیش از چند کلمه) هستند که فعل ندارند:

• لباس شویی
• کیک تولد ساندرا
• گزارش حساب
• تایرهای ماشین
• صبحانه با خانواده

 دقت کنید چگونه از کمبود قدرت انگیزشی و عاطفی رنج می برند، می توانیم با اضافه کردن فعل به آنها این مشکل را برطرف کنیم.

• انداختن لباس ها در ماشین لباسشویی
• خریدن یک کیک برای تولد ساندرا
• اتمام گزارش حساب
• چک کردن فشار باد تایرهای ماشینم
• تماس با خانواده برای برنامه ریزی قرار صبحانه

دقت کنید چگونه افعال (انداختن، خریدن، تمام کردن، چک کردن و تماس گرفتن) به ما دقیقا می گویند چه کار کنیم، هیچ ابهامی وجود ندارد. نیازی نیست نوع فعالیتی که وظیفه دربر می گیرد را حدس بزنید. فعل آن را تعریف میکند.

همچنین، توجه کنید چگونه افعال تخمین زمان تکمیل وظایف را راد می کنند. فهمیدن زمان مورد نیاز «لباسشویی» دشوار است. اما می توانید «انداختن لباس ها در ماشین لباسشویی» را در پنج دقیقه انجام دهید.

همه ی افعال این کار را به خوبی انجام نمی دهند. انتخاب افعال مناسب هنر است. کلید اینجاست که افعال باید مشخص باشند.

10. دقت کنید که کدام وظایف نیاز به داده هایی از طرف دیگران دارند

برخی وظایف فهرست کارهای روزانه ی شما نیاز به داده هایی از افراد دیگر دارند. مثلا، شاید روی یک پروژه ی گروهی کار می کنید و باید اعضای خاصی از گروه، کارهای خاصی را تکمیل کنند تا بتوانید وظایف خود را رسیدگی نمایید.

حتی اگر تنها کار می کنید، بازهم شاید داده های دیگران برای جریان کاریتان ضروری باشد. برای نمونه، شاید گزارش حساب هایی که به شما سپرده شده است، نیاز به داده از شخصی از دپارتمان فروشتان داشته باشد. تماس کنفرانسی که قصد برگزاری دارید ممکن است مستلزم اطلاعاتی باشد که از یک همکار درخواست کرده اید برای شما گردآوری کند.

فهمیدن این موضوع با یک نگاه، که کدام موردها در فهرستتان نیاز به اقدامی از افراد دیگر دارد، بسیار مهم می باش. دیوید آلن ایجاد یک فهرست جداگانه  در انتظار را توصیه می کند. این فهرست شامل همه ی کارهایی که منتظر اقدام کس دیگری هستید می شود.

شخصأ، فکر میکنم بکارگیری یک فهرست «در انتظار» افراطی باشد. اگر نه قدم قبلی در ایجاد فهرست اصلی، فهرستهای مبتنی بر مفاد، و فهرست های روزانه تان را دنبال کرده باشید، بدون آن به مشکلی بر نخواهید خورد. در حقیقت، یک فهرست در انتظار سیستم مدیریت وظیفه شما را بیش از حد پیچیده می کند.

پیشنهاد من این است: کنار کارهای برنامه ریزی شده ای که منتظر داده ی فرد دیگری هستید یادداشت کوتاهی بنویسید. نوع داده ای که نیاز دارید، قالب آن (ایمیل، تماس تلفنی، گزارش، گزارش، فایل خروجی، و...) و تاریخی که انتظار می رود به دستتان برسد را مشخص کنید.

بیشتر افراد در برداشتن این قدم بی توجهی می کنند آنها کارهایشان را بدون نوشتن داده های مورد نیاز از طرف دیگران ثبت می کنند. اگر جریان کاری آن ها به دیگران وابسته باشد غفلت از انجام این کار به براوردهایشان در زمینه تخمین زمان تکمیل کارها لطمه خواهد زد. آن ها نهایتا وقت با ارزش خود را در برزخ و منتظر اقدام افراد دیگر صرف میکنند. این موضوع مانعی برای توانایی به انجام رساندن کارهایشان خواهد بود  و شدیدا در بازدهیشان تاثیر می گذارد.